1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder andere:

• bezoekers van onze website;
• personen die telefonisch, per e-mail, WhatsApp, sociale media of een contactformulier contact opnemen;
• particuliere en zakelijke opdrachtgevers;
• bewindvoerders, mentoren, executeurs, erfgenamen, verhuurders, makelaars en andere vertegenwoordigers;
• bewoners, eigenaren en contactpersonen die bij een opdracht betrokken zijn;
• leveranciers, onderaannemers en zakelijke samenwerkingspartners;
• personen die een review, klacht of schadeclaim indienen.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

RommelWeg verwerkt persoonsgegevens wanneer u deze zelf verstrekt, wanneer iemand bevoegd namens u contact met ons opneemt of wanneer verwerking noodzakelijk is voor een offerte, opdracht of wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres, postcode, woonplaats en uitvoeringsadres;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• bedrijfsnaam, functie, KvK-nummer en btw-nummer;
• bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• offertes, overeenkomsten, opdrachtbevestigingen, facturen en betalingsstatus;
• informatie over de gewenste werkzaamheden, ruimtes, goederen en afvalstromen;
• informatie over bereikbaarheid, verdiepingen, parkeren, sleutels en toegang;
• e-mails, WhatsApp-berichten en andere correspondentie;
• foto’s en video’s die u aan ons stuurt;
• foto’s en video’s die wij vóór, tijdens of na werkzaamheden maken;
• informatie over klachten, schade, incidenten en verzekeringskwesties;
• openbare reviews en communicatie via sociale media;
• IP-adres, apparaat-, browser- en websitegegevens;
• cookievoorkeuren en informatie over het gebruik van onze website.

3. Gegevens die wij van andere personen ontvangen

Bij woningontruimingen en zakelijke opdrachten ontvangen wij soms persoonsgegevens van een opdrachtgever, bewindvoerder, mentor, executeur, erfgenaam, verhuurder, makelaar, woningcorporatie, zorgorganisatie of andere vertegenwoordiger.

Degene die persoonsgegevens van een andere persoon aan RommelWeg verstrekt, moet bevoegd zijn om deze gegevens met ons te delen.

Wij gebruiken deze gegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de aanvraag, offerte, opdracht, communicatie, administratie of behandeling van een klacht of geschil.

4. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

RommelWeg vraagt in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, informatie over gezondheid, geloof, afkomst of andere zeer persoonlijke omstandigheden.

Bij zorgkamers, nalatenschappen, ernstig vervuilde woningen, schadegevallen of foto’s uit een woning kan dergelijke informatie soms onbedoeld zichtbaar worden.

Stuur daarom geen identiteitsbewijzen, medische documenten, financiële administratie of andere gevoelige informatie mee wanneer dit niet noodzakelijk is voor de opdracht.

Wanneer bijzondere of gevoelige persoonsgegevens onvermijdelijk bij ons terechtkomen, beperken wij het gebruik en de toegang zoveel mogelijk. Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke uitzondering bestaat, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming of wanneer verwerking noodzakelijk is voor het instellen, onderbouwen of behandelen van een juridische vordering.

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens worden niet voor marketing gebruikt.

5. Persoonsgegevens van minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger.

Denkt u dat wij zonder geldige toestemming gegevens van een minderjarige hebben ontvangen? Neem dan contact op via info@rommelweg.nl . Wij onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens wanneer wij deze niet rechtmatig hoeven te bewaren.

6. Doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken

RommelWeg kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het beoordelen van foto’s en informatie voor een prijsinschatting;
• het opstellen, versturen en opvolgen van offertes;
• het aangaan en vastleggen van overeenkomsten;
• het plannen, voorbereiden en uitvoeren van werkzaamheden;
• het regelen van toegang, parkeren, transport en afvalverwerking;
• het communiceren met opdrachtgevers en andere betrokken partijen;
• het verwerken van betalingen en voeren van onze administratie;
• het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen;
• het vastleggen van de situatie vóór, tijdens en na werkzaamheden;
• het voorkomen en behandelen van klachten, schadeclaims en geschillen;
• het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik of fraude;
• het verbeteren van onze website en dienstverlening;
• het publiceren van geanonimiseerde werkfoto’s;
• het publiceren van herkenbaar beeldmateriaal wanneer daarvoor afzonderlijk toestemming is verkregen.

7. Grondslagen voor de verwerking

RommelWeg verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor een opdracht, planning, uitvoering en betaling.
• Precontractuele maatregelen: bijvoorbeeld wanneer u informatie, een prijsinschatting of offerte aanvraagt.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze belasting- en bedrijfsadministratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor bedrijfsvoering, bewijs, kwaliteitscontrole, beveiliging, fraudepreventie en het behandelen van klachten en claims.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor herkenbare marketingfoto’s of niet-noodzakelijke cookies.

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken persoon.

8. Foto’s en video’s voor uitvoering, bewijs en klachten

RommelWeg mag vóór, tijdens en na werkzaamheden foto’s en video’s maken wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor:

• het beoordelen en voorbereiden van de opdracht;
• het maken van een offerte of prijsinschatting;
• het vastleggen van de beginsituatie, werkzaamheden en eindstaat;
• kwaliteitscontrole en interne administratie;
• veiligheid en het vastleggen van bijzondere omstandigheden;
• het behandelen of voorkomen van klachten, schadeclaims en geschillen;
• communicatie met de opdrachtgever, verzekeraar, afvalverwerker, adviseur of andere bij de opdracht betrokken partij.

Wij proberen te voorkomen dat onnodige persoonsgegevens, documenten, gezichten of andere persoonlijke informatie op werkfoto’s zichtbaar zijn.

Foto’s en video’s die voor uitvoering, bewijs of klachten worden gemaakt, worden niet automatisch voor reclame of sociale media gebruikt.

9. Foto’s en video’s voor marketing

RommelWeg kan foto’s en video’s gebruiken op de website, het Google Bedrijfsprofiel, sociale media, advertenties, portfolio’s en andere marketinguitingen wanneer personen niet direct of indirect redelijkerwijs kunnen worden geïdentificeerd.

Wij verwijderen, verbergen, vervagen of snijden waar nodig onder andere de volgende informatie uit beeld:

• personen en gezichten;
• huisnummers en herkenbare adresgegevens;
• kentekens;
• namen, brieven en documenten;
• beeldschermen en persoonsgegevens;
• familieportretten en persoonlijke foto’s;
• medische, financiële of andere gevoelige informatie.

Wanneer een betrokkene ondanks deze maatregelen herkenbaar of redelijkerwijs identificeerbaar blijft, gebruiken wij het beeldmateriaal alleen nadat daarvoor afzonderlijk schriftelijk toestemming is verkregen. Schriftelijke toestemming kan ook per e-mail of WhatsApp worden gegeven.

Toestemming is vrijwillig en heeft geen invloed op de prijs of uitvoering van de opdracht. De betrokkene kan toestemming voor toekomstig gebruik intrekken via info@rommelweg.nl .

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. RommelWeg verwijdert het betreffende beeldmateriaal na intrekking binnen een redelijke termijn uit kanalen die wij zelf beheren. Wij kunnen niet garanderen dat materiaal dat eerder door andere personen of organisaties is gekopieerd of gedeeld volledig van het internet verdwijnt.

10. Contact via WhatsApp, e-mail en sociale media

Wanneer u contact met ons opneemt via WhatsApp, e-mail, Facebook, Instagram of een ander communicatieplatform, verwerken wij de informatie die u via dat platform verstrekt.

Dit kunnen berichten, contactgegevens, foto’s, video’s en technische gegevens zijn.

Stuur via deze diensten geen identiteitsbewijzen, medische dossiers, bankpassen, wachtwoorden of andere gevoelige gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.

Op het gebruik van externe communicatie- en socialemediaplatforms zijn ook de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder van toepassing.

11. Reviews en openbare reacties

Wanneer u een openbare review plaatst via Google, Facebook of een ander platform, kunnen uw naam, profielfoto en de inhoud van uw review openbaar zichtbaar zijn volgens de instellingen en voorwaarden van dat platform.

RommelWeg kan openbaar op een review reageren. Wij proberen daarbij geen onnodige persoonlijke, medische, financiële of andere gevoelige informatie bekend te maken.

12. Website, cookies en analytische diensten

De website van RommelWeg gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om de website goed en veilig te laten werken.

RommelWeg gebruikt Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van de website. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt over bezochte pagina’s, apparaten, browsers, bezoekduur en de manier waarop bezoekers op de website terechtkomen.

Wij gebruiken Google Tag Manager om meetcodes en andere websitefuncties technisch te beheren. Google Tag Manager wordt gebruikt om tags te laden en te beheren. De diensten die via Google Tag Manager worden geladen, kunnen zelf persoonsgegevens verwerken of cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Niet-noodzakelijke analytische, marketing- en trackingtechnieken worden alleen geactiveerd nadat u daarvoor via de cookiebanner toestemming heeft gegeven. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies verhindert niet dat u de website normaal kunt gebruiken.

Afhankelijk van uw cookievoorkeuren kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres of afgeleide locatiegegevens;
• apparaat- en browsergegevens;
• bezochte pagina’s;
• datum, tijd en duur van het bezoek;
• klik- en interactiegegevens;
• de website, zoekopdracht of advertentie waarvandaan u onze website heeft bezocht.

U kunt uw voorkeuren via de cookiebanner aanpassen en eerder gegeven toestemming intrekken. U kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser.

Op het gebruik van diensten van Google zijn ook de privacyvoorwaarden van Google van toepassing. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Artikel 14 van deze privacyverklaring is daarop van toepassing.

13. Delen van persoonsgegevens met derden

RommelWeg verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, onze bedrijfsvoering, een wettelijke verplichting of de behandeling van een klacht, schadeclaim of geschil.

Het kan daarbij onder andere gaan om:

• Moneybird voor offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingen en financiële administratie;
• onze websiteleverancier, het contentmanagementsysteem en de hostingprovider;
• e-mail-, telefoon-, cloud- en opslagproviders;
• WhatsApp en Meta wanneer u via deze diensten contact met ons opneemt;
• Google voor websiteanalyse, het Google Bedrijfsprofiel, reviews en andere Google-diensten;
• banken en betaalproviders;
• medewerkers, onderaannemers en ingehuurde hulpkrachten;
• afvalverwerkers, containerbedrijven en transporteurs;
• accountants, boekhouders en belastingadviseurs;
• verzekeraars, juridische adviseurs en incassodienstverleners;
• gemeenten, toezichthouders, politie, Belastingdienst of andere overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen alleen de persoonsgegevens die voor het betreffende doel redelijkerwijs noodzakelijk zijn.

Met dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend namens RommelWeg verwerken, sluiten of accepteren wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin worden onder andere afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen, subverwerkers en de omgang met mogelijke datalekken.

14. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners, waaronder bepaalde aanbieders van cloud-, communicatie-, analyse- en socialemediadiensten, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij er waar nodig voor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg.

15. Bewaartermijnen

RommelWeg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor een juridische vordering.

Wij gebruiken de volgende bewaartermijnen als uitgangspunt:

Wanneer sprake is van een lopende klacht, schadeclaim, betalingsachterstand, controle of juridische procedure, kunnen relevante gegevens langer worden bewaard totdat de zaak definitief is afgerond.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

RommelWeg neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

17. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de wet dit toestaat, gebruikmaken van de volgende rechten:

• het recht op informatie over de verwerking;
• het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• het recht op correctie of aanvulling;
• het recht op verwijdering van gegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking;
• het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken;
• het recht op een menselijke beoordeling bij bepaalde geautomatiseerde besluiten.

U kunt een verzoek sturen naar info@rommelweg.nl . Vermeld duidelijk op welk recht en welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft.

Om misbruik te voorkomen mogen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u binnen de eerste maand wanneer een verlenging noodzakelijk is.

18. Intrekken van toestemming en bezwaar

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment voor toekomstig gebruik intrekken.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw persoonlijke omstandigheden bezwaar maken. Wij beoordelen dan of wij de verwerking moeten stoppen of dat er zwaarwegende gerechtvaardigde redenen bestaan om deze voort te zetten.

19. Beveiliging van persoonsgegevens

RommelWeg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Afhankelijk van de situatie gebruiken wij onder andere:

• beveiligde accounts en sterke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• beveiligde apparaten, software-updates en antivirusmaatregelen;
• back-ups en beveiligde cloudopslag;
• afspraken met dienstverleners over verwerking en vertrouwelijkheid;
• zorgvuldige verwijdering of anonimisering van persoonsgegevens.

Geen enkele methode van opslag of verzending is volledig zonder risico. Wij beoordelen onze beveiligingsmaatregelen daarom regelmatig en passen deze waar nodig aan.

20. Beveiligingsincidenten en datalekken

Bij een mogelijk datalek onderzoeken wij wat er is gebeurd, welke persoonsgegevens betrokken zijn en welke maatregelen noodzakelijk zijn.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

21. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop RommelWeg met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact op via info@rommelweg.nl . Wij proberen uw klacht zorgvuldig en in overleg op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht of tip in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl .

22. Wijzigingen van deze privacyverklaring

RommelWeg kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte systemen of wet en regelgeving verandert.

De nieuwste versie wordt op onze website gepubliceerd. De versiedatum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is aangepast.